11 novembre 2024

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE FONDATION HEWITT

Fondation Hewitt (« Hewitt ») s’engage à assurer l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément à la législation applicable. La présente politique est un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels de nos clients, de nos fournisseurs de services et d’autres personnes (« vous »).

1. Quel genre de renseignements personnels recueillons-nous?

Pour les besoins de la présente politique, l’expression « renseignements personnels » s’entend de renseignements concernant une personne identifiable, notamment vos nom, adresse résidentielle, numéro de téléphone, adresse électronique personnelle, d’autres renseignements personnels que vous nous fournissez de temps à autre et de l’information reliée à votre dossier avec nous.  Vous pouvez nous partager de l’information par la poste, par courriel, le téléphone, par l’entremise de notre Site web, ou de toute autre manière, par exemple, lorsque vous soumettez une demande financement de la Fondation Hewitt, lorsque vous répondez à nos courriels ou lorsque vous remplissez le formulaire dans la section ‘Nous joindre’ du site web

Les informations qui sont agrégées ou anonymes, ou qui ne peuvent autrement être associées à un individu indentifiable, ne sont pas considérées comme étant des renseignements personnels.

Lorsque des visiteurs laissent des commentaires sur le site, nous recueillons les données indiquées dans le formulaire de commentaires, ainsi que l’adresse IP du visiteur et la chaine agent utilisateur du navigateur à des fins de détection de courriels de masse non sollicités. 

1. Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels aux fins indiquées ci-après :

1. La gestion du financement de la Fondation Hewitt et la communication d’informations

Nous utilisons vos renseignements personnels pour la gestion de subventions et pour communiquer avec vous, par exemple pour :

• Examiner et évaluer votre demande, et décider quant à votre admissibilité au financement ;
• Vérifier votre identité ;
• Répondre à vos demandes ou communiquer avec vous pour toute autre raison ;
• Vous fournir des informations susceptibles de vous intéresser ou de vous être utiles ; et
• Créer, administrer et maintenir votre dossier de financement et toute subvention ultérieure.

1. La gestion de nos opérations

Nous utilisons vos renseignements personnels pour la gestion de nos opérations, par exemple, pour :

• Planifier, gérer et rapporter les activités de la Fondation Hewitt ;
• Permettre votre participation dans nos opérations de financement ;
• Préserver la sécurité du public, de nos utilisateurs et de nos employés ;
• Nous protéger ainsi que les tiers des erreurs et de la fraude ;
• Surveiller et enquêter sur les incidents et gérer les requêtes ;
• Maintenir et améliorer les opérations de la Fondation Hewitt ;
• Vous informer de toute modification à votre dossier ou aux termes, conditions ou politiques de notre Site web ;
• Mettre en œuvre et gérer nos applications et systèmes informatiques ; et
• Répondre à nos obligations contractuelles, légales et réglementaires ainsi que nos obligations en matière de comptabilité.

1. Autres fins

De plus, nous pouvons de temps à autre utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• détecter une erreur, une fraude, un vol ou une autre activité illégale et en protéger Hewitt et d’autres tiers, et vérifier la conformité aux politiques et aux obligations contractuelles de Hewitt;
• pour effectuer des recherches et des analyses de données en suivant et en analysant les renseignements actuels ou déjà recueillis afin d’entreprendre des projets de recherche sur l’impact du financement de la Fondation Hewitt ou d’autres activités de la Fondation Hewitt ;pour améliorer nos opérations, ou à mesurer l’efficacité de notre Site web ou de nos efforts de communication ;
• de la manière permise ou prescrite par la législation; et
• quelque autre fin à laquelle vous consentez.

Dans la mesure du possible, nous utiliserons vos renseignements sous forme agrégée ou dépersonnalisée, mais si vous préférez que nous n’utilisions PAS vos renseignements de la manière décrite cidessus à la clause 2b), vous n’avez qu’à nous en informer (voir « renseignements supplémentaires » ci-après).

1. Divulgation des renseignements personnels

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels aux tiers indiqués ci-après dans les cas suivants :

1. Divulgation à des fournisseurs de services

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à d’autres sociétés qui offrent des services pour notre compte, notamment le fournisseur de services d’hébergement de notre site Web. Nous ne fournirons à ces sociétés que les renseignements dont elles ont besoin pour la prestation de ces services et il leur sera interdit d’utiliser ces renseignements à quelque autre fin.

1. Divulgation en application de la législation

Hewitt peut divulguer vos renseignements personnels à : (i) une institution gouvernementale, une autorité réglementaire ou tribunal investie du pouvoir légitime d’obtenir les renseignements ou pour laquelle Hewitt a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles à une enquête sur une activité illicite, ou (ii) pour se conformer à une assignation à témoigner ou à un mandat ou à une ordonnance prononcée par une institution gouvernementale, une autorité réglementaire ou tribunal ayant le pouvoir d’exiger la production des renseignements, (iii) pour se conformer à des règles de la Cour concernant la production de dossiers et de renseignements, ou (iv) aux conseillers juridiques de Hewitt.

Si vous préférez que nous n’utilisions PAS vos renseignements de la manière décrite cidessus aux clauses 3a) ou 3b), vous n’avez qu’à nous en informer (voir « renseignements supplémentaires » ci-après).

1. Contenu intégré provenant d’autres sites Web

Des articles dans le présent site peuvent comprendre du contenu intégré (p. ex., des vidéos, des images, des articles, etc.). Le visiteur qui consulte du contenu intégré provenant d’autres sites Web agit exactement comme s’il visitait ces autres sites Web. Ces sites Web peuvent recueillir des données vous concernant, utiliser des témoins, intégrer des témoins traceurs de tiers additionnels et surveiller vos interactions avec ce contenu intégré, notamment suivre vos interactions avec le contenu intégré si vous avez un compte de ce site Web et y êtes connecté. Ces autres sites Web ont leur propre politique de confidentialité régissant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

À votre demande écrite, Hewitt, sous réserve de certaines exceptions et aux limites pratiquées, vous informera de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous donnera accès à ces renseignements. Les demandes d’accès doivent être adressées au chef de la confidentialité, dont les coordonnées sont indiquées ci-après.

1. Accès à vos renseignements personnels

À votre demande écrite, Hewitt, sous réserve de certaines exceptions, vous informera de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous donnera accès à ces renseignements. Les demandes d’accès doivent être adressées au chef de la confidentialité, dont les coordonnées sont indiquées ci-après.

1. Conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont conservés en lieu sûr et sur des serveurs contrôlés par Hewitt ou ses fournisseurs de services, situés soit dans nos bureaux, soit dans les bureaux de nos fournisseurs de services.

1. Protection de vos renseignements personnels

Afin de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels en accord avec cette politique, Hewitt emploie des mesures de protection administratives et technologiques appropriées selon la nature plus ou moins délicate de vos renseignements personnels. Lorsque des renseignements personnels sont envoyés à un tiers en vue de leur traitement, nous obtenons de ce tiers qu’il s’engage à en préserver la confidentialité. Nous exploitons des réseaux de données sécuritaires protégés par des pares-feux et des systèmes de protection de mots de passe de l’industrie.

1. Les enfants

Nous ne demandons ni ne recueillons délibérément des renseignements personnels sur des enfants de moins de 14 ans sans avoir obtenu au préalable le consentement vérifiable de leurs parents ou de leur tuteur et sans nous être conformés à d’autres obligations légales.  Si nous apprenons que nous avons recueilli sans le savoir des renseignements personnels relatifs à un tel enfant sans le consentement vérifiable d’un parent ou d’un tuteur, nous supprimerons ces informations de nos dossiers ou prendrons des mesures raisonnables pour les anonymiser.

1. Communications par courriel

Nous pouvons parfois vous envoyer par courriel des communications commerciales ou promotionnelles conformément à la législation applicable avec des renseignements qui peuvent vous être utiles, notamment des renseignements concernant les services de Hewitt. Conformément à la présente politique de confidentialité, nous ne vous enverrons pas de communication par courriel, à moins que vous n’y consentiez conformément à la législation applicable, et, le cas échéant, nous inclurons des instructions quant à la manière de nous informer de vos préférences et de vous désabonner si vous décidez de ne plus recevoir d’autres courriels de Hewitt.

1. Confidentialité et notre site Web

1. Témoins – Lorsqu’un visiteur accède au site Web de Hewitt, nous pouvons utiliser ce que l’on appelle un « témoin », soit une fonctionnalité du navigateur qui permet de recueillir des renseignements comme le type de navigateur Web et de système d’exploitation qu’utilise le visiteur, le nom de domaine du site Web d’où provient le visiteur, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, le temps moyen de consultation de notre site Web, les pages regardées et le nombre de témoins accumulés. Un témoin est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur du visiteur, mais pas nécessairement le visiteur, sur nos ordinateurs chaque fois que notre site Web est visité. À moins qu’un visiteur ne nous informe expressément (p. ex., en s’inscrivant à un événement ou en nous envoyant de la correspondance à partir du site Web), nous ne connaîtrons pas l’identité des visiteurs. En plus des fins indiquées décrites dans notre politique de confidentialité, nous pouvons utiliser les renseignements du présent site Web et les partager avec d’autres organisations avec lesquelles nous avons une relation commerciale pour mesurer l’utilisation de notre site Web, pour en améliorer la fonctionnalité et le contenu et pour en faciliter l’utilisation par un visiteur. Les visiteurs peuvent réinitialiser leurs navigateurs soit en les avisant qu’ils ont reçu un témoin, soit en refusant d’accepter des témoins. Toutefois, si un visiteur refuse d’accepter des témoins, il pourrait ne plus être en mesure d’utiliser certaines des fonctionnalités offertes sur notre site Web.
2. Communications en ligne – Afin d’offrir un service ou des renseignements aux visiteurs de notre site Web, les visiteurs peuvent volontairement nous soumettre des renseignements personnels pour notamment poser une question, obtenir de l’information, examiner ou télécharger une publication, participer à un séminaire ou à un autre événement, et participer à des concours et à des sondages. Si vous êtes un utilisateur inscrit reconnu d’un service en ligne de Hewitt, nous pouvons regrouper et stocker des renseignements personnels concernant votre utilisation de notre site Web, ainsi que les renseignements en ligne que vous avez fournis et certains autres renseignements en ligne et hors ligne que nous avons pu recueillir.
3. Liens – Notre site Web peut à des fins pratiques seulement contenir des liens vers d’autres sites Web. Les visiteurs sont avisés que les autres sites Web de tiers peuvent avoir des politiques et des pratiques de confidentialité différentes de celles de Hewitt, et Hewitt n’assume aucune responsabilité pour ces sites Web de tiers.

1. Modifications de la politique de confidentialité

Hewitt se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique de confidentialité à tout moment. Si nous apportons une modification à la présente politique de confidentialité, nous afficherons cette modification sur notre Intranet ou notre site Web, et mettons sur demande cette politique révisée et ces modifications à la disposition du chef de la confidentialité de Hewitt. Toutefois, sauf prescription ou autorisation contraire de la législation, Hewitt obtiendra les consentements nécessaires prescrits par la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels si elle souhaite recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels d’une personne à d’autres fins que celles pour lesquelles le consentement a été obtenu.

1. Renseignements supplémentaires

Pour de plus amples renseignements concernant les pratiques de confidentialité de Hewitt, prière de communiquer avec nous aux coordonnées suivantes : info@fondationhewitt.ca